PERSIAPAN PEMBAYARAN BELANJA NEGARA PADA SETIAP AWAL TAHUN ANGGARAN

Setiap awal tahun anggaran, satuan kerja harus melakukan beberapa persiapan dalam rangka pembayaran belanja negara. Persiapan yang harus dilakukan setiap awal tahun anggaran adalah :

A.    Penyampaian spesimen tanda tangan Pejabat Perbendaharaan Negara

B.    Penyampaian Pakta Integritas

C.    Pendaftaran PIN PPSPM (khusus untuk satker baru dan setiap kali ada penggantian PPSPM)

D.    Pembuatan Kartu Identitas Petugas Satker (KIPS)

A.  PENYAMPAIAN SPESIMEN TANDA TANGAN PEJABAT PERBENDAHARAAN NEGARA

Setiap awal tahun anggaran atau ketika terjadi pergantian Pejabat Perbendaharaan Negara, terkait persiapan pelaksanaan anggaran belanja negara, terdapat beberapa kondisi yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan oleh setiap satker sebagai berikut:

1.     Untuk satker baru pada awal tahun anggaran

Untuk satker baru, pada awal tahun anggaran, KPA agar segera menyampaikan ke KPPN dokumen-dokumen sebagai berikut:

a      Surat pengantar penyampaian SK Pejabat Perbendaharaan Negara dan spesimen tanda tangan (format bebas)

b     Surat Keputusan penunjukan KPA dan penetapan PPK dan PPSPM.

c      Spesimen tanda tangan KPA, PPSPM, Bendahara Pengeluaran serta cap/stempel satker, sesuai format sebagai berikut:

2.   Untuk satker lama yang pada awal tahun anggaran tidak ada penggantian Pejabat Perbendaharaan Negara.

Apabila pada awal tahun anggaran, tidak ada perubahan Pejabat Perbendaharaan Negara dari tahun sebelumnya, KPA agar segera meyampaikan dokumen-dokumen ke KPPN sebagai berikut :

a      Surat Keputusan penunjukan KPA dan penetapan PPK dan PPSPM

b Surat pemberitahuan bahwa pada tahun anggaran bersangkutan tidak adaperubahan Pejabat Perbendaharaan Negara (KPA, PPK, PPSPM dan Bendahara Pengeluaran) sesuai format berikut :

3.     Apabila dalam tahun berjalan terdapat penggantian Pejabat Perbendaharaan Negara.

Apabila selama tahun anggaran berjalan terdapat penggantian Pejabat Perbendaharaan Negara, maka KPA agar segera menyampaikan ke KPPN yaitu:

a      Surat pengantar penyampaian SK Pejabat Perbendaharaan Negara yang baru dan spesimen tanda tangan (format bebas)

b     Surat Keputusan penunjukan KPA dan/atau penetapan PPK dan/atau PPSPM yang baru

c      Spesimen tanda tangan KPA dan/atau PPSPM dan/atau Bendahara Pengeluaran yang baru serta cap/stempel satker yang baru. Format sesuai gambar 1.

B.   PENYAMPAIAN PAKTA INTEGRITAS

Setiap awal tahun anggaran dan setiap terdapat penggantian KPA, Kuasa Pengguna Anggaran harus menandatangani Pakta Integritas dan segera menyampaikannya ke KPPN.

Pakta Integritas dibuat sesuai format sebagai berikut :

C.   PERSONAL IDENTIFICATION NUMBER (PIN) PPSPM  

KPA/PPSPM menerbitkan dan menandatangani SPM dalam bentuk hard copy SPM dan ADK SPM. PPSPM menandatngani pada ADK SPM menggunakan PIN PPSPM sebagai tanda tangan elektronik melalui Aplikasi PIN PPSPM. PIN PPSPM yang diterima pada Aplikasi KPPN merupakan bentuk penyataan bahwa SPM tersebut adalah benar telah diterbitkan dan ditandatangani oleh PPSPM satker yang bersangkutan.

PIN PPSPM bersifat rahasia dan PPSPM bertanggungjawab baik secara pribadi maupun jabatan atas penggunaan PIN PPSPM.

1         1.    TATA CARA REGISTRASI PIN PPSPM

1.   PPSPM datang langsung ke pegawai Customer Service (CS) KPPN untuk melakukan registrasi di KPPN dengan menandatangani formulir pendaftaran PIN PPSPM.

2.     Membawa dan menandatangani dokumen-dokumen untuk registrasi PIN PPSPM sebagai berikut:

a      Formulir pendaftaran PIN PPSPM dan surat pernyataan PPSPM sesuai format berikut :

b      Fotocopy KTP atas nama pegawai/pejabat yang diangkat sebagai PPSPM.

c   Fotocopy Surat Keputusan pengangkatan sebagai PPSPM (asli SK pengangkatan dari KPA sebagai PPSPM ditunjukkan pada saat registrasi di KPPN).

d      Satu lembar materai Rp6.000,-

3.     Setelah pegawai CS KPPN melakukan registrasi pada Aplikasi PINPPSPM KPPN, maka SMS Gateway KPPN akan segera mengirimkan PIN PPSPM awal berupa 6 digit kombinasi angka dan huruf, melalui nomor handphone PPSPM yang telah didaftarkan sebelumnya.

4.     Selanjutnya, PIN PPSPM harus dilakukan aktivasi menjadi 6 digit angka, karena PIN awal dengan kombinasi huruf dan angka sebagaimana angka 3, belum dapat digunakan. Ada dua cara aktivasi PIN PPSPM yaitu:

a      Aktivasi PIN PPSPM dilakukan oleh CS KPPN melalui Aplikasi PIN PPSPM KPPN. Maka SMS Gateway KPPN akan mengirimkan PIN PPSPM baru berupa 6 digit angka dengan kombinasi yang telah ditentukan oleh sistem.

b     Aktivasi PIN PPSPM dilakukan oleh PPSPM sendiri dengan mengirimkan SMS aktivasi ke nomor SMS Gateway KPPN, dengan format SMS : AKTIFPIN#12345a#z34512

12345a = PIN PPSPM awal

z34512 = Hasil encode PIN PPSPM yang baru dari Aplikasi PIN PPSPM

Contoh: PIN awal 12345a. PPSPM menginginkan PIN PPSPM yang baru adalah 123456. Maka PIN PPSPM yang baru tersebut, harus di-encode ke dalam Aplikasi PPSPM pada menu “encode”. Hasil encode PIN PPSPM baru akan menghasilkan 6 digit kombinasi huruf dan angka, misalnya menjadi z34512, maka PIN hasil encoding inilah yang dikirimkan oleh PPSPM ke nomor SMS Gateway KPPN dengan format sebagai berikut : AKTIFPIN#12345a#z34512

5.   Pengiriman SMS aktivasi PIN PPSPM harus dilaksanakan pada hari yang sama dengan proses encode PIN.

6.     Jika aktivasi PIN PPSPM berhasil, maka SMS Gateway KPPN akan mengirimkan SMS balasan yang menyatakan : “AKTIVASI BERHASIL”

7.     Jika aktivasi PIN PPSPM tidak berhasil, maka SMS Gateway KPPN akan mengirimkan SMS balasan yang menyatakan : “AKTIVASI GAGAL”

2.    UBAH PIN PPSPM

PIN PPSPM dapat diubah melalui dua cara yaitu :

1.  Dilakukan oleh CS KPPN melalui Aplikasi PIN PPSPM KPPN, atas permintaan PPSPM.

2.   Dilakukan oleh PPSPM sendiri dengan cara mengirimkan SMS ke nomor SMS Gateway KPPN dengan format : UBAHPIN#pinlama#pinbaru

pinlama = Hasil encode PIN PPSPM yang lama dari Aplikasi PIN PPSPM

pinbaru = Hasil encode PIN PPSPM yang baru dari Aplikasi PIN PPSPM

Contoh: PIN lama adalah 123456. PPSPM hendak mengubah PIN PPSPM menjadi 224466. Maka PIN lama maupun PIN baru tersebut, harus di-encode ke dalam Aplikasi PPSPM pada menu <encode>. Hasil encoding PIN lama misalnya menjadi z34512 dan hasil  baru akan menghasilkan 6 digit kombinasi huruf dan angka, misalnya menjadi hasil encoding PIN baru misalnya menjadi x45601, maka PIN hasil encoding inilah yang dikirimkan oleh PPSPM ke nomor SMS Gateway KPPN dengan format sebagai berikut : AKTIFPIN#z34512#x45601

3.     Jika perubahan PIN PPSPM berhasil, maka SMS Gateway KPPN akan mengirimkan SMS balasan yang menyatakan : “PERUBAHAN PIN BERHASIL”

4.  Jika perubahan PIN PPSPM tidak berhasil, maka SMS Gateway KPPN akan mengirimkan SMS balasan yang menyatakan : “PERUBAHAN PIN GAGAL”

D.   KARTU IDENTITAS PETUGAS SATKER (KIPS)

1.     Kartu Identitas Petugas Satker (KIPS) adalah kartu yang menunjukkan identitas petugas yang ditunjuk oleh Kuasa PA untuk menyampaikan SPM dan mengambil SP2D.

2.     Petugas yang ditunjuk adalah Pejabat Perbendaharaan Negara atau Pegawai Negeri yang memahami prosedur pencairan dana, dilakukan secara selektif dan sesuai kebutuhan, paling banyak 3 (tiga) orang.

3.     Dalam hal petugas yang ditunjuk bukan Pegawai Negeri, maka dapat diajukan dengan menunjukkan surat dispensasi dari Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan.

4.     Surat penunjukan disampaikan kepada KPPN selaku Kuasa BUN dengan dilampiri fotocopy KTP/SIM/Identitas lainnya.

5.     Format surat penunjukkan petugas pemegang KIPS oleh KPA sebagai berikut:

Dalam hal terjadi penggantian petugas pengantar SPM dan pengambil SP2D, KPA menyampaikan kembali surat penunjukan petugas pengantar SPM dan pengambil SP2D yang baru, sesuai format gambar 5, dengan dilampiri :

1.     Fotocopy KTP/SIM/Identitas lainnya

2.     KIPS atas nama petugas yang lama

Dalam hal terjadi kehilangan KIPS, maka KPA menyampaikan surat permohonan penerbitan KIPS (format bebas) kepada KPPN dengan dilampiri Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian.